Система Учета Технической Документации
sutd.JPG
При проведении всего комплекса работ создается большой объем проектной документации, который во многих компаниях до сих пор остается в бумажном виде. Даже отсканировав все документы, Вы решаете лишь вопрос хранения и восстановления документов, но не их дальнейшего использования.

Наше программное обеспечение (Система Учета Технической Документации) позволяет устранить эту проблему.

СУТД предусматривает создание хранилища информации (электронного архива документов), необходимой для строительства и дальнейшего обслуживания не только зданий и сооружений, но и специализированных объектов (электростанции, буровые установки, шахты, аэропорты и т.п.).

Цели создания системы:
· Массовая загрузка в систему существующей документации;
· Упорядочение хранения проектной документации;
· Ведение истории работы с документами, контроль версий;
· Уменьшение времени поиска документов;
· Подготовка документации для сдачи работ по объекту.

СУТД функционирует в трехуровневой архитектуре с использованием СУБД MS SQL Server.
Регистрационные карточки документов хранятся в базе данных, файлы документов – в файловом хранилище системы. Доступ пользователей к системе осуществляется посредством веб-клиента, установка на компьютеры пользователей дополнительного программного обеспечения не требуется.
Ввод информации осуществляется уполномоченными сотрудниками вручную или с использованием средств массовой загрузки документов в систему.
Квалификация персонала, работающего с СУТД, предполагает владение обозревателем веб-страниц (MS IE, Opera, Mozilla, Coogle Chrome) на уровне пользователя.
Регламент эксплуатации СУТД сводится к поддержанию исправности аппаратуры, программных средств и периодическому резервному копированию базы данных и файлового хранилища.
СУТД может поддерживать русский и английский языки в интерфейсе пользователя.


Преимущества использования СУТД в промышленных и проектных организациях

1. Быстрый способ проверки и согласования проектов.

Вы можете хранить документы и в формате CAD систем, однако чаще документация имеется в результате сканирования и сохранена в довольно распространенных форматах – Adobe Reader (PDF) или картинкой в растровом формате (JPG, BMP). Система позволяет вести учет версий документов, хронику изменений, переписку пользователей, отправлять задания и ссылки на документы на электронную почту и SMS, контролировать сроки исполнения (согласования) и визирования документации, а также – сдачу в архив и формирование необходимых отчетов.

2. Создание электронных архивов для проектов с длительнымсроком жизни.

Документация на строительство отличается длинным жизненным циклом. Это вызывает необходимость их постоянного обновления на протяжении всего этого периода. Наша система позволяет автоматически помечать актуальную версию документа специальным символом.

3. Повышение эффективности инвестиций в информационные системы.

Современные системы позволяют персоналу работать с документами в электронном виде, используя технологию электронного документооборота. Это экономит рабочее время персонала, и как следствие, - деньги нашим заказчикам.

4. Наши решения - оптимальное сочетание цены и качества для выполнения любых масштабов работ.

Архитекторы, инженеры, работники жилищно-коммунальных служб, производители, использующие в своей работе чертежи и конструкторскую документацию, получают массу преимуществ от работы с электронным форматом документов и автоматизированным документооборотом. В последнее время все больше растет необходимость в полном переводе составленных вручную документов в электронный формат и создании электронных архивов с возможностью их для его последующего использования. Наша система лучше всех подходит для использования как на начальной стадии постановки учета проектной документации, так и для полного контура электронного документооборота всей организации в целом. При этом СУТД позволяет замкнуть в единый контур документооборота весь персонал – от секретаря до руководителя, дав каждому из них возможность как внести, так и получить от нее необходимую в работе информацию.

ВЫПУСК И ТИРАЖИРОВАНИЕ

Электронный архив обеспечивает не только надежное хранение информации, но и возможность ее дальнейшего использования и тиражирования.

Он позволяет:

· оперативно вывести на печать любую документацию из архива в любом объеме;

· повысить качество выпускаемых документов;

· произвести подборку комплектов документации по различным параметрам;

· хранить документы различного типа и формата;

· снизить количество ручного труда.

Отсканировав свою документацию и переведя ее в электронный вид, необходимо создать систему ее хранения. В зависимости от задач, стоящих перед Вашим предприятием, размеров организации, количества пользователей системы, объемов данных, решается вопрос о подборе необходимого программно-аппаратного комплекса.

Возможны следующие варианты:

Система со стандартными устройствами хранения.

Специализированные системы хранения данных (жесткие диски повышенной емкости и массивы на их основе, кластерные решения, и пр.).

При создании электронного архива зачастую возникает вопрос об управлении данными архива и организации документооборота. Эти задачи могут быть решены нашей системой, как представителем систем класса EDMS, которые предоставляют возможность управления системами хранения данных различного класса и разграничения прав доступа. Только правильно подойдя к процессу создания электронного архива, Вы сможете добиться желаемых результатов с минимальными затратами времени и средств. Создать эффективную систему электронного архива быстро и качественно Вам помогут наши специалисты.

Не тратьте свое время и силы на то, чтобы создать электронный архив самостоятельно.

Доверьтесь профессионалам, имеющим опыт реализации подобных проектов! Вместе мы сможем создать современный электронный архив с учетом всех бизнес-процессов, существующих на Вашем предприятии.

Какие преимущества получают все наши пользователи?

1. Сканирование и хранение в электронном виде документации позволяет устранить возможность ее износа и порчи.

3. Улучшение качества электронного документооборота по сравнению с работой с оригиналом.

4. Создание электронных архивов и упрощение доступа к информации.

Создание централизованных баз хранения информации не только сокращает время и деньги на контроль доступа к файлам, их хранение и проверку, но и предотвращает возможность их потери.

5. Вы получаете дополнительное конкурентное преимущество при поэтапном вложении своих средств в программное обеспечение и его настройку.

Интерфейс системы

В левой части экрана расположена панель папок для работы с документами, отчетами, справочниками системы, а также инструменты администрирования. В средней части экрана отображаются списки документов, отчетов, значения справочников. В правой части отображаются кнопки для выполнения определенных действий с документами.

Для переключения языка интерфейса системы используются кнопки в виде флагов в правом верхнем углу окна.

Работа с документами, поиск

Дерево документов находится в левой части экрана, в папке Документы. Документы сгруппированы по категориям. В карточке документа отображаются реквизиты документа (заполненные поля), файлы документа, прочая информация, относящаяся к документу, например, список подчиненных документов, комментарии к документу и т.п.

Создание отчетов

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность.

Нажав ссылку «Мои отчеты», можно получить список отчетов, сформированных пользователем.

Режимы выдачи отчета

· Детальный. Отчет будет содержать информацию о первичных документах. Если данный чекбох не отмечен, то отчет будет содержать только промежуточную и итоговую суммарную информацию.

· Вид для печати. Отчет будет выдан без стандартных окружающих элементов меню в виде, пригодном для печати

· HTML. Отчет будет выдан в виде HTML
· MS Word. Отчет будет выдан в виде файла MS Word
· MS EXcel. Отчет будет выдан в виде файла MS Excel

Примеры проектов:

Торгово-развлекательный центр "Метрополис" г.Москва
Торговый и офисный центры Метрополис (Москва, М. "Войковская")
Отель «РИЦ Картлтон», Москва
Отель Ритц Карлтон Москва